Existe dentro da vida dos brasileiros uma situação quase que corriqueira, que é a de “apagar incêndios” constantemente. Isso se dá pelo fato de que o brasileiro médio não tem o hábito de se planejar, tendo uma vida onde o principal sentido é apenas trabalhar, pagar conta e esperar pela sua aposentadoria.
Dentro desse contexto de deixa a vida me levar, o que mais acontece são imprevistos, sejam eles de âmbito pessoal, de saúde e o principal deles, financeiro.
Contexto esse gerado na grande maioria das vezes por falta de planejamento.
Neste artigo, você vai entender melhor os benefícios de seguir um planejamento e como fazer um planejamento semanal eficaz.
Seguir um planejamento vai muito mais do que apenas saber o que fazer. Um dos principais benefícios está dentro da sua mudança de postura. Ou seja, você deixa de ser uma pessoa reativa e passa a se tornar mais proativa.
Também temos clareza mental que um bom planejamento te proporciona, você sabe para onde está indo e consegue mensurar o seu progresso.
Mas não apenas a mudança de postura, seguir um planejamento também te proporciona muitos outros benefícios, como por exemplo:
1 – A REDUÇÃO DA ANSIEDADE E DO ESTRESSE: A mente diminui aquela sensação de estar sempre correndo atrás do prejuízo por deixar tarefas e demandas para trás. Sem contar o gasto de energia, o nosso cérebro gasta muita energia tentando não esquecer pendências. Quando você coloca tudo no papel, a mente relaxa porque sabe que a tarefa está registrada em um sistema confiável. Um planejamento semanal eficaz combate diretamente a ansiedade.
2 – GANHO DE FOCO: Sem um planejamento específico, qualquer situação vira prioridade.
Com uma agenda bem definida, você protege blocos de tempo para atividades que exigem mais concentração.
Nós não somos multitarefas como muitos pregam por aí. O cérebro humano precisa estar focado em determinada tarefa para realizá-la com maestria. O planejamento semanal garante esse foco.
3 – MELHOR TOMADA DE DECISÕES: Com a rotina apertada do dia a dia, nós temos uma tendência a escolher sempre o que é mais fácil ou o mais urgente, e não o que traz mais resultados a longo prazo.
Essa falha na tomada de decisões é o que na maioria das vezes nos leva à procrastinação, fazendo com que escolhamos gratificações imediatas que não irão nos agregar em nada.
Ao planejar na noite anterior, ou no início da semana, você decide o que é de fato importante, com a mente calma, sem se deixar influenciar pelas demandas que aparecem durante o dia.
4 – GESTÃO DE TEMPO E ENERGIA: O planejamento permite que você coloque as tarefas mais difíceis nos horários em que tem mais disposição, resultando assim em um melhor aproveitamento dos seus picos de energia. Um planejamento semanal estratégico respeita seus ritmos biológicos.
5 – EQUILÍBRIO ENTRE AS ÁREAS DA VIDA: Um bom planejamento te auxilia a não negligenciar o que realmente importa, sem ser o seu trabalho.
Um planejamento eficaz garante que você dê a devida atenção à sua saúde, com horários definidos para cuidar de você e do seu corpo. Ao seu desenvolvimento, reservando tempo para leituras, estudo e ao seu lazer, pois você sabe que suas obrigações estão sob controle e pode descansar sem culpa.
E como já foi dito no início, um planejamento eficaz te dá um senso de progresso e recompensa, pois não há nada mais gratificante do que estar com suas tarefas cumpridas no final do dia.
Não vou entrar em detalhes aqui sobre o que é a procrastinação, mas caso esteja curioso para saber um pouco mais, recomendo a leitura desses dois artigos aqui: (Como lidar com a procrastinação e parar de procrastinar), e também, (Como parar de procrastinar e ser mais disciplinado).
Raramente procrastinação é preguiça, mas sim a incapacidade de lidar com emoções negativas, sejam essas emoções o medo de falhar ou simplesmente o tédio.
A procrastinação, muitas vezes, está alinhada também à falta de clareza para a realização do que realmente importa.
Um bom planejamento te auxilia na redução da procrastinação eliminando a fadiga por decisões, ou seja, você evita ficar paralisado pela dúvida do que fazer, pois o seu planejamento definido já tomou essa decisão por você.
Esse seu planejamento reduz a escala de tarefas. Procrastinamos tarefas que parecem grandes demais e assustadoras. Um planejamento eficaz quebra projetos complexos.
Tarefas bem definidas evitam o perfeccionismo, pois um bom planejamento define um tempo para acabar. Quando, por exemplo, você define 60 minutos para determinada tarefa, o seu foco muda de tentar fazer perfeito para fazer o que está dentro do possível nesse tempo. Isso te leva a ser ultra eficiente, pois uma tarefa se expande a todo o tempo que você dá a ela.
E um bom plano te proporciona também realizar atividades com intenções.
De acordo com os estudos de Peter Gollwitzer, diferente de uma meta, a intenção de implementação é um plano visual que conecta um gatilho ambiental a uma ação específica. Então, quanto mais específico o seu plano for, definindo onde, quando e como, maiores são as chances de você concluir a tarefa.
Isso funciona porque o seu cérebro fica programado para esperar o momento exato de agir. Se você planejou estudar após o café, o cheiro do café vira um sinal forte para estudar. O seu ambiente se torna o seu maior aliado.
Sem contar na automação do comportamento, pois você está transferindo o controle para o seu ambiente e a redução da carga cognitiva. Um planejamento semanal bem estruturado automatiza decisões.
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Primeiro de tudo, para você ter de fato um planejamento semanal eficaz, precisa criar uma estrutura que sobreviva aos imprevistos do dia a dia.
Um bom planejamento deve te proporcionar a sensação de que você está progredindo e não te prendendo em uma rotina engessada que irá se tornar mais uma fonte de ansiedade.
Aqui está um passo a passo para você estruturar um bom planejamento semanal:
1 – DEFINA A GRANDE TAREFA DA SEMANA: Antes de olhar para os dias da semana, olhe para a semana inteira como um todo. Dentro dela, qual é a ÚNICA COISA que, se feita, tornará todo o resto mais fácil ou desnecessário?
80% dos seus resultados vêm de 20% das suas ações.
Essa divisão de GRANDE TAREFA requer blocos de tempo sem interrupções, trabalho profundo, a sua grande prioridade. Esse tipo de tarefa deve ser agendada para o seu horário de maior pico de energia.
Por exemplo, se você tem mais disposição pela manhã e tentar movê-la para as 17h, a exaustão mental vencerá a batalha e você irá procrastinar.
Essa tarefa deve ser uma multiplicadora, ou seja, a realização dela irá desencadear uma reação em cadeia, realizando outras micro tarefas de mesma importância.
Para que a sua GRANDE TAREFA seja consistente, ela deve passar por esse pequeno filtro: É mensurável? “Vou ler 10 páginas do livro X hoje”.
Tem prazo de início e fim? Ela deve ocupar blocos de tempo no seu calendário, de preferência de 60 a 120 minutos.
Ela deve sobreviver à pergunta “Se eu não fizer mais nada hoje, isso basta?” Se a resposta for sim, ela é a sua grande tarefa.
A grande tarefa é o pilar de estruturação da sua produtividade. Sem ela, sua semana é produtiva em volume, mas com um avanço medíocre.
Ela te proporciona trocar o estar ocupado pelo ser efetivo. Definir a grande tarefa é essencial para um planejamento semanal eficaz.
Após a identificação da sua grande tarefa, vem o segundo ponto.
2 – UTILIZE O MÉTODO DE EMPILHAMENTO DE BLOCOS: Ao invés de listar tarefas soltas, use blocos de tempo fixos. Isso evita que você gaste energia decidindo o que fazer na hora.
Reserve tempos de trabalho profundo, de preferência as primeiras horas do seu dia, ou no seu momento de maior foco, para tarefas cognitivas exigentes. Sem celular, sem distrações.
Reserve um tempo para tarefas superficiais, ou seja, tarefas que não exigem tanta concentração e desgaste cognitivo, como responder e-mails e mensagens, por exemplo.
3 – PLANEJE O SEU DESCANSO E O TREINO PRIMEIRO: Um erro comum dentro do planejamento é você planejar todo o seu trabalho e tentar encaixar dentro da sua rotina “a vida”.
Quando damos mais importância ao trabalho do que à vida em si, entramos no piloto automático, esquecemos de nós mesmos e aí sim ficamos reféns de uma rotina cansativa e sem sentido.
Então faça o seu planejamento como um todo.
Bloqueie horários definidos na sua agenda de treinos, ou atividade física no geral, nem que seja apenas uma caminhada. E defina o horário de término do seu dia.
O cérebro precisa saber quando baixar a guarda para não ficar hipervigilante e recuperar a dopamina de forma saudável.
4 – NUNCA PREENCHA 100% DA SUA AGENDA: Deixe pelo menos 20% do seu dia livre ou com tarefas de baixa prioridade.
Por quê? Imprevistos acontecem. Se sua agenda está no limite, um atraso de 15 minutos cria um efeito cascata e destrói o seu dia. Um planejamento semanal realista sempre tem margem de manobra.
5 – TENHA UM RITUAL DE FECHAMENTO DIÁRIO: O planejamento semanal é o mapa, mas o ajuste é diário. Falando nisso, um diário irá te ajudar muito a mensurar o seu progresso.
Todas as noites olhe para o dia seguinte e faça pequenos ajustes. Veja o que você não terminou hoje, pergunte-se se essa tarefa ainda faz sentido amanhã.
Manter um diário é essencial para você mensurar o seu progresso, saber o que precisa ser feito, onde você desperdiçou o seu tempo e, principalmente, transformar um planejamento rígido em um sistema adaptável e consciente.
Ou seja, você não entra em modo automático transformando a sua rotina em algo sem sentido.
Um diário é a sua bússola que te proporciona se orientar dentro do seu planejamento. Para quem busca alta performance e autodesenvolvimento, o diário atua de três maneiras:
1 – FILTRA A REALIDADE: Muitas vezes planejamos de forma idealista, ignorando que somos seres humanos e não máquinas.
O diário serve para registrar o que realmente aconteceu.
Você começa a notar padrões e consegue fazer ajustes de acordo com esses padrões. O diário complementa perfeitamente um planejamento semanal.
2 – ESVAZIAMENTO MENTAL E REDUÇÃO DA RUMINAÇÃO: Escrever sobre suas frustrações ou vitórias reduz a carga cognitiva.
Quando você descarrega tudo o que aconteceu no papel, toda aquela ansiedade, tira tudo da sua mente, o seu cérebro para de ruminar aquele pensamento. Por exemplo, se você está procrastinando uma tarefa, escrever no diário o porquê geralmente revela a solução.
3 – REGISTRO DE MICROVITÓRIAS: Planejamento semanal não é algo para se tornar mais uma fonte de ansiedade, mas sim o caminho para a sua evolução.
O diário permite você celebrar pequenas vitórias diárias.
Nada motiva mais do que a sensação de avanço. Terminar o dia anotando 3 coisas que deram certo reforça o comportamento positivo e te dá ânimo para seguir o planejamento no dia seguinte.
Sem um diário, o planejamento é apenas uma lista de tarefas e cobranças. Com um diário, ele se torna um processo de aprendizagem contínuo.
Não apenas fazer os ajustes necessários na sua rotina sempre que possível, mas ter uma meta mínima de realizações durante a semana é fundamental para você reforçar o seu comportamento e terminar o seu dia e a sua semana com a sensação de missão cumprida.
Como falamos anteriormente, somos humanos e não máquinas. Devemos estipular um mínimo de acerto para não cultivar a sensação de culpa e fracasso caso algo não saia como o planejado.
Por exemplo, dentre todas as tarefas que você deseja cumprir durante a semana, ter um mínimo de 70% delas concluídas.
Esse número já é o suficiente para te proporcionar aquela gratificação de dia ganho, e ainda você consegue priorizar todas as suas tarefas na ordem em que cada tem sua devida relevância.
Um planejamento semanal com meta mínima é mais sustentável.
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O brasileiro médio vive apagando incêndios porque nunca aprendeu a se planejar. Quando você entende que 80% dos seus resultados vêm de apenas 20% das suas ações, fica claro que o problema não é falta de tempo, mas falta de clareza sobre o que realmente importa.
A grande tarefa da semana existe justamente para isso: te forçar a escolher uma única coisa que, se feita, torna tudo mais fácil.
O método de blocos de tempo resolve a fadiga de decisão, aquele desgaste mental de ficar se perguntando o tempo todo “o que eu faço agora?”.
Planejar o descanso antes do trabalho parece contraintuitivo, mas é exatamente o que te impede de entrar no piloto automático e esquecer que você tem uma vida além das obrigações. Deixar 20% da agenda vazia não é desperdício, é inteligência, porque imprevistos sempre acontecem. E o diário fecha o ciclo: sem ele, você repete os mesmos erros toda semana sem nem perceber. A meta mínima de 70% existe porque perfeccionismo paralisa, e se você não se sentir vitorioso ao final do dia, vai desistir antes do final do mês.
Então pare de romantizar a ideia de estar sempre ocupado. Produtividade não é fazer mais, é fazer o que multiplica resultados. E isso só acontece quando você para de reagir e começa a planejar.
Manter o foco hoje em dia é um ato de resistência. Entenda como o ambiente e as distrações moldam o seu comportamento e aprenda, finalmente, a dizer não para o que é irrelevante.
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